無(wú)論是編寫(xiě)自己的職稱(chēng)、學(xué)術(shù)論文，還是修改學(xué)生畢業(yè)論文，格式都是至關(guān)重要的。整齊大方的版面和嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的行文格式都會(huì)讓您的論文增色不少，這也是給審閱者留下良好印象的必要條件。
使用WPS文字可以出色地根據(jù)各種論文格式要求完成版式排布，這也需要您熟悉這款優(yōu)秀的文字處理軟件的各種不同的功能。根據(jù)筆者多年的論文排版經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合實(shí)際操作中遇到的各種問(wèn)題，本文將各種元素的使用技巧和注意事項(xiàng)總結(jié)為下面幾點(diǎn)，希望對(duì)各位讀者朋有所啟示。
論文編輯涉及的概念在普通單章文檔中用的不多，主要是節(jié)、樣式、目錄等。這里不對(duì)其基本概念作過(guò)多解釋?zhuān)?qǐng)不熟悉的讀者朋友自行查閱相關(guān)內(nèi)容。
1.分章節(jié)的長(zhǎng)文檔處理，堅(jiān)持使用樣式來(lái)操作
論文是對(duì)格式要求比較嚴(yán)格的文體，為了做到格式嚴(yán)謹(jǐn)，不僅僅要在每個(gè)細(xì)節(jié)上落實(shí)要求，還要做到通篇統(tǒng)一，尤其是某些自然科學(xué)類(lèi)的文章更是如此。應(yīng)該如何保證頁(yè)面內(nèi)相同元素都是同一種格式呢，這就要使用樣式來(lái)完成。
樣式是具有一種或者幾種字體段落等格式屬性的集合體，還包含有體現(xiàn)文章層次結(jié)構(gòu)的大綱級(jí)別。遺憾的是很多人從事多年Word排版工作都不知樣式為何物。
從一個(gè)例子來(lái)說(shuō)明如何使用樣式。圖是論文編寫(xiě)常見(jiàn)的一份格式要求。
WPS內(nèi)置了預(yù)先設(shè)置好的各種樣式，使用樣式來(lái)對(duì)文章進(jìn)行格式化，首先要按照要求將相應(yīng)的樣式進(jìn)行修改。論文引言部分是“一級(jí)標(biāo)題”(文章層次的最高級(jí))，還有字體字號(hào)的要求。打開(kāi)WPS文字樣式：“格式”-“樣式與格式”，選擇“標(biāo)題1”右側(cè)的下拉箭頭中的“修改”，在彈出的“格式與樣式”的窗口中將“標(biāo)題1”的格式修改為需要的格式。“標(biāo)題1”為WPS文字中內(nèi)置的樣式，它本身包含的大綱級(jí)別是一級(jí)。根據(jù)讀者文章的不同設(shè)置，可能預(yù)置樣式的格式會(huì)有區(qū)別，設(shè)置好的樣式一般在本文檔內(nèi)有效。
修改好的樣式會(huì)在窗口預(yù)先呈現(xiàn)出它的樣子，接下來(lái)就是如何將其應(yīng)用于文章內(nèi)的標(biāo)題了。很多讀者朋友都是預(yù)先選中，完后再點(diǎn)擊相應(yīng)的樣式，其實(shí)默認(rèn)的樣式多數(shù)都是針對(duì)段落的，只要將光標(biāo)置于段落內(nèi)，直接選擇相應(yīng)的樣式即可。您可以發(fā)現(xiàn)，預(yù)先設(shè)置的字體字號(hào)等文字屬性還有段間距、縮進(jìn)等段落屬性也一次性應(yīng)用了，這就是樣式快捷之處。
明白了樣式設(shè)置的原理，下來(lái)就是仔細(xì)將論文中的各個(gè)部分依次應(yīng)用于樣式，這是一個(gè)細(xì)致而又不可或缺的步驟，這樣做的好處是，當(dāng)您將來(lái)發(fā)現(xiàn)某個(gè)地方并不符合要求需要修改時(shí)，只要直接修改樣式，文中所有相應(yīng)的部分便會(huì)同時(shí)修改，不用手動(dòng)重復(fù)。
使用樣式的意義還在于對(duì)目錄的編排起鋪墊工作，因?yàn)槟夸浭腔诖缶V級(jí)別的，而標(biāo)題樣式都預(yù)置了大綱級(jí)別，免去不熟悉單獨(dú)設(shè)置大綱級(jí)別的讀者的學(xué)習(xí)步驟。
2.多級(jí)條目的編號(hào)，巧妙使用項(xiàng)目編號(hào)
如果你開(kāi)啟了自動(dòng)編號(hào)功能(WPS文字默認(rèn)開(kāi)啟)，在論文編寫(xiě)過(guò)程中輸入條目性的內(nèi)容時(shí)，例如您輸入的條目符號(hào)為“1.”，在本條結(jié)束時(shí)回車(chē)進(jìn)入下一條，會(huì)自動(dòng)為“2.;3.……”。這個(gè)很方便的功能有時(shí)候也會(huì)困擾很多讀者朋友，它的使用還是有一定技巧的，下面將多級(jí)符號(hào)的使用方法總結(jié)一下。
WPS默認(rèn)開(kāi)啟自動(dòng)編號(hào)，當(dāng)您在段落首輸入類(lèi)似“1.、一、(1)”等符號(hào)時(shí)，如果其后跟隨有內(nèi)容，當(dāng)您回車(chē)進(jìn)入下面段落的輸入時(shí)，會(huì)自動(dòng)延續(xù)編號(hào)，這是讀者朋友在編輯過(guò)程中最常遇到的。要注意的是如果不想自動(dòng)編號(hào)，可以關(guān)閉這個(gè)功能，或者在出現(xiàn)新序號(hào)時(shí)按一下刪除鍵(Delete)。
關(guān)閉此功能請(qǐng)選擇菜單欄中的“工具”-“選項(xiàng)”。
最好同級(jí)的內(nèi)容輸入完畢后在進(jìn)入每一個(gè)項(xiàng)目編寫(xiě)下一級(jí)內(nèi)容，這樣做的好處是當(dāng)我們使用自動(dòng)編號(hào)時(shí)無(wú)需調(diào)整級(jí)別，順序進(jìn)行下去即可。
需要編寫(xiě)下一級(jí)的內(nèi)容，只要將光標(biāo)停留在已經(jīng)完成編號(hào)的后面內(nèi)容中按下“Tab”鍵，WPS自帶了多套多級(jí)編號(hào)的列表，下面列舉一例。
