案例：假設有兩個小組，每個小組各有6個人，這兩個小組的名單位于兩個單獨的列中(圖1)。我們要在這兩個小組中隨機挑出選手，需要在另一個新的列中輸入挑出的人名。我們的任務就是以這兩個小組人員的姓名為數(shù)據(jù)來源，構造一個可選的下拉菜單。我們以在WPS表格中操作來說明。
(圖1 原始數(shù)據(jù)是由各6人一組的兩個小組的人名構成)
1. 嘗試傳統(tǒng)有效性引用的辦法
我們首先按傳統(tǒng)有效性引用的思路，嘗試一次性對兩個數(shù)據(jù)列進行引用設置。
第一步：選擇輸入?yún)^(qū)域，點擊“數(shù)據(jù)”選項卡下的“有效性”按鈕(圖2)。
第二步：在“數(shù)據(jù)有效性”窗口中，設置有效性條件，“允許”條件選擇為“序列”，“來源”用鼠標框選的辦法選擇為第1列和第2列原始數(shù)據(jù)(圖3)。
第三步：點擊“確定”之后，WPS表格彈出信息，提示“列表源”必須是劃定分界后的數(shù)據(jù)列表，或是對但一行或一列的引用(圖4)。
顯然這種辦法行不通。怎么辦?如何劃定分界?
2. 巧用“名稱管理器”突破限制
先給其中的一列原始數(shù)據(jù)定義區(qū)域代碼，然后給這個區(qū)域代碼設置有效性條件，最后通過擴大有效性條件范圍的辦法，將數(shù)據(jù)選擇范圍擴大到兩列。
第一步：從“公式”菜單下點擊“名稱管理器”，在彈出的“定義名稱”窗口中輸入一個名稱代號，如“xz”;在“引用位置”處通過鼠標框選的辦法選中第2列數(shù)據(jù)，這樣就為第2列人名定義了一個名稱“xz”。“引用位置”處的數(shù)據(jù)自動變?yōu)?ldquo;=Sheet1!$B$2:$B$7”。點擊“確定”(圖5)。
第二步：選擇“數(shù)據(jù)→有效性”命令，在有效性條件的額“允許”列表中選擇“序列”，“來源”框中輸入“=xz”，實現(xiàn)了用定義的名稱來引用第2組數(shù)據(jù)(圖6)。
第三步：確定之后，現(xiàn)在從“參會挑選結果”一列下輸入，可看到第2組的人名列表并能選擇第2組的人名進行選擇輸入了(圖7)。
3. 擴大定義名稱的引用范圍
那么，怎么才能將第1組的人名引入到候選輸入列表中呢?我們可以通過修改引用范圍的辦法來實現(xiàn)。
通過“公式”菜單下的“名稱管理器”按鈕調(diào)出“名稱管理器”定義窗口，點擊此前定義的名稱“xz”，接下來把“xz”引用位置擴大到兩列數(shù)據(jù)的范圍，方法是在“引用位置”處刪除原來的引用字符串，然后用鼠標框選的辦法選擇第1組合第2組人名數(shù)據(jù)，點擊“確定”(圖8)。
之后，我們再來點擊輸入列表，發(fā)現(xiàn)候選人名中已經(jīng)出現(xiàn)的是兩個小組的人名了(圖9)。
小提示：
用Excel 2013也可以實現(xiàn)如上功能。只是在Excel 2013中，“數(shù)據(jù)有效性”的提法對應于“數(shù)據(jù)驗證”，位于“數(shù)據(jù)”選項卡下。這一點要注意，否則若按“數(shù)據(jù)有效性”查找會無所獲。