Word制作商務(wù)邀請(qǐng)函時(shí)怎么批量加入客戶信息
選擇聯(lián)系人
利用Word 2010中強(qiáng)大的“郵件合并”功能，小黃可以在客戶邀請(qǐng)函中輕松將存儲(chǔ)在Outlook聯(lián)系人中的客戶批量添加過(guò)來(lái)。
1. 在制作好的客戶邀請(qǐng)函文檔中，切換到“郵件”選項(xiàng)卡，在“開(kāi)始郵件合并”選項(xiàng)組中，單擊【選擇收件人】按鈕，并在隨即打開(kāi)的下拉列表中執(zhí)行【從Outlook聯(lián)系人中選擇】命令，如圖1所示。
圖1 從Outlook聯(lián)系人中選擇
2. 在隨即打開(kāi)的“選擇聯(lián)系人”對(duì)話框中，選中Outlook中的“客戶”聯(lián)系人列表(前提是已經(jīng)在Outlook中創(chuàng)建了“客戶”聯(lián)系人文件夾)，然后單擊【確定】按鈕，如圖2所示。
圖2 選中聯(lián)系人列表
3. 在隨即進(jìn)入的“郵件合并收件人”對(duì)話框中，可以看到從Outlook中導(dǎo)入進(jìn)來(lái)的所有客戶信息。不過(guò)，小黃只想給“經(jīng)理”和“總經(jīng)理”級(jí)別的客戶發(fā)送邀請(qǐng)函，所以他需要在“調(diào)整收件人列表”選項(xiàng)區(qū)域中，單擊的“篩選”文本鏈接，以篩選符合條件的客戶，如圖3所示。
圖3 篩選客戶
4. 在隨即打開(kāi)的“篩選和排序”對(duì)話框中，將“域”設(shè)置為“職稱”，“比較關(guān)系”設(shè)置為“包含”，“比較對(duì)象”設(shè)置為“經(jīng)理”，或者“總經(jīng)理”，如圖4所示。
圖4 篩選條件
5. 單擊【確定】按鈕關(guān)閉“篩選和排序”對(duì)話框后，在“郵件合并收件人”對(duì)話框中就只剩“經(jīng)理”和“總經(jīng)理”級(jí)別的客戶了。可以在收件人列表框中，通過(guò)向右拖動(dòng)水平滾動(dòng)條，來(lái)查看“職稱”列中的信息，進(jìn)行確認(rèn)，如圖5所示。
圖5 查看職稱
6. 最后，單擊【確定】按鈕關(guān)閉“郵件合并收件人”對(duì)話框，聯(lián)系人添加完成。
插入合并域
將Outlook中的客戶信息導(dǎo)入到邀請(qǐng)函文檔中后，客戶信息并不會(huì)自動(dòng)顯示在正文中，需要通過(guò)“插入合并域”的方式來(lái)顯示客戶的相關(guān)信息。
1. 首先，將光標(biāo)定位到需要顯示客戶姓名的位置上，然后在“郵件”選項(xiàng)卡的“編寫(xiě)和插入域”選項(xiàng)組中，單擊“插入合并域”下三角按鈕，在隨即打開(kāi)的下拉列表中單擊“名”選項(xiàng)，如圖6所示。
圖6 插入名